资料管理制度 文件资料管理制度范文

《资料管理制度》是组织规范化运作的基石，对保障信息安全、提高工作效率、促进知识传承具有重要意义。有效的资料管理能够避免信息孤岛，确保资料的完整性、准确性和可追溯性，为决策提供有力支持。为配合社区服务工作的开展，特制定《社区服务计划》，而完善的资料管理制度是计划顺利实施的重要保障。本文将呈现多篇《资料管理制度》范文，从不同角度、不同侧重点进行阐述，以供参考。

篇一：《资料管理制度》

第一章 总则

1.目的：为规范本单位（或部门，下同）资料管理工作，确保资料的完整、准确、安全和有效利用，提高工作效率，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于本单位所有类型的资料，包括但不限于纸质文件、电子文档、音视频资料、图纸、照片等。

3.基本原则：

集中统一管理原则：所有资料由单位指定部门或专人负责统一管理。

完整性原则：确保资料内容完整、准确，反映工作全貌。

安全性原则：采取有效措施，防止资料损毁、丢失、泄密。

可用性原则：建立便捷的检索系统，方便资料的查阅和利用。

第二章 资料的分类与归档

1.资料分类：根据资料的性质、内容、来源等，将资料分为以下几类：

行政类：包括规章制度、通知公告、会议记录、工作计划、总结报告等。

业务类：包括项目资料、合同协议、技术文档、客户资料、市场调研报告等。

财务类：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。

人事类：包括员工档案、劳动合同、培训记录、考核资料等。

其他类：不属于以上类别的其他资料。

2.资料归档：

归档时间：各项工作完成后，应及时将相关资料整理归档。原则上，文件类资料应在一个月内归档，项目类资料应在项目结束后三个月内归档，特殊情况可适当延长归档时间，但需经部门负责人批准。

归档要求：

资料应按类别、时间顺序排列，并编制目录。

纸质资料应装订成册，电子资料应按文件夹分类存储，并建立索引。

归档资料应保持完整、清晰，不得随意涂改、抽换。

归档资料应注明产生时间、责任人、归档时间等信息。

第三章 资料的保管与借阅

1.资料保管：

保管场所：资料应存放在安全、干燥、通风、防盗、防火、防虫的场所。

保管责任：资料管理员负责资料的日常保管工作，定期检查资料的保存情况，发现问题及时处理。

电子资料备份：电子资料应定期备份，并异地保存，以防数据丢失。

2.资料借阅：

借阅权限：不同级别的资料有不同的借阅权限，员工应根据工作需要借阅相应级别的资料。

借阅登记：借阅资料应填写借阅登记表，注明借阅人、借阅时间、归还时间、借阅资料名称及数量等信息。

借阅期限：借阅期限一般不超过一个月，特殊情况需延长借阅期限的，应经资料管理员批准。

资料归还：借阅人应按时归还资料，并确保资料完好无损。如有遗失或损坏，应承担相应责任。

第四章 资料的销毁

1.销毁条件：

超过保管期限的资料。

已失去价值的资料。

经鉴定确需销毁的涉密资料。

2.销毁程序：

提出申请：由资料保管部门提出销毁申请，列出拟销毁资料的清单。

审批：销毁申请应经单位负责人或授权人批准。

执行销毁：销毁工作应由两人以上共同执行，并做好销毁记录。

监督：销毁过程应有专人监督，确保销毁彻底、安全。

第五章 附则

1. 本制度由单位负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。

篇二：《资料管理制度》

一、总述

为确保本机构各项工作产生的资料得到妥善管理，实现资料的价值最大化，特建立本资料管理制度。本制度旨在规范资料的收集、整理、存储、利用和销毁全过程，保障资料的安全、完整和有效利用。

二、资料范围

本制度所指资料包括但不限于以下内容：

1.文件档案：

机构成立、变更、注销等相关文件；

各项规章制度、管理办法；

会议记录、决议、纪要；

工作计划、总结、报告；

对外发布的通知、公告、函件等。

2.项目资料：

项目立项、审批、实施、验收等全过程资料；

项目合同、协议、备忘录；

项目财务报表、审计报告；

项目成果、技术资料、专利证书等。

3.人事资料：

员工招聘、录用、转正、晋升、调动、离职等相关资料；

员工劳动合同、保密协议；

员工培训记录、考核评价；

员工薪酬福利、社会保险等信息。

4.财务资料：

会计凭证、账簿、报表；

税务申报资料、审计报告；

银行对账单、收据、发票；

固定资产清单、折旧明细。

5.其他资料：

机构宣传资料、照片、录音、录像；

重要来访、接待记录；

获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等；

与机构运营相关的其他有价值的资料。

三、资料管理职责

1.资料管理部门：负责统筹规划、组织协调全机构的资料管理工作，制定和完善资料管理制度，监督制度的执行情况。

2.各部门：负责本部门产生的资料的收集、整理、初步归档工作，并按规定向资料管理部门移交。

3.资料管理员：负责资料的接收、登记、整理、编目、保管、借阅、统计、鉴定、销毁等日常管理工作。

四、资料收集与整理

1.资料收集：

各部门应指定专人负责本部门资料的收集工作，确保资料的完整性、及时性。

资料收集应遵循“谁形成、谁负责”的原则，确保资料来源的可靠性。

收集的资料应包括原件和复印件（如需），并注明资料的形成时间、责任人等信息。

2.资料整理：

对收集的资料进行初步分类、排序、编号。

检查资料的完整性、准确性、清晰度，如有缺失或破损，应及时补救或说明。

编制资料目录，方便检索和利用。

五、资料存储与保管

1.存储方式：

纸质资料应采用档案盒、档案柜等方式存储。

电子资料应存储在服务器、硬盘、光盘等介质中，并定期备份。

重要资料应采用异地备份的方式，以防数据丢失。

2.保管环境：

资料保管场所应保持清洁、干燥、通风，并采取防盗、防火、防潮、防虫等措施。

定期检查资料的保存情况，发现问题及时处理。

六、资料借阅与利用

1.借阅权限：

根据资料的密级和重要程度，设定不同的借阅权限。

员工应根据工作需要借阅相应级别的资料。

2.借阅程序：

填写借阅登记表，注明借阅人、借阅时间、归还时间、借阅资料名称及数量等信息。

经资料管理员或相关负责人批准后方可借阅。

3.借阅期限：

借阅期限一般不超过两周，特殊情况需延长借阅期限的，应办理续借手续。

4.资料归还：

借阅人应按时归还资料，并确保资料完好无损。

如有遗失或损坏，应承担相应责任。

七、资料鉴定与销毁

1.资料鉴定：

定期对资料进行鉴定，确定资料的保存价值。

对失去保存价值的资料，可按规定程序进行销毁。

2.销毁程序：

由资料管理员提出销毁申请，列出拟销毁资料的清单。

经资料管理部门负责人和机构负责人批准后方可销毁。

销毁工作应由两人以上共同执行，并做好销毁记录。

涉密资料的销毁应严格按照国家有关保密规定执行。

八、附则

1. 本制度由资料管理部门负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。

篇三：《资料管理制度》

第一章 总则

1.制度目的：为加强本公司资料的规范化管理，保障资料的安全、完整、有效利用，提高工作效率和服务质量，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于公司各部门及全体员工，涵盖公司所有形式的资料，包括但不限于：

纸质文件：合同、协议、报告、通知、函件、图纸等。

电子文档：Word、Excel、PPT、PDF等格式的文件。

音视频资料：录音、录像、照片等。

数据库信息：客户资料、产品信息、财务数据等。

其他形式的资料：样品、模型、实物等。

3.基本原则：

统一管理：公司设立资料管理中心，负责公司资料的统一管理和协调。

分级负责：各部门负责人对本部门资料的管理负有直接责任。

安全保密：严格遵守国家保密法律法规，确保公司资料安全。

及时归档：各项工作完成后，相关资料应及时归档。

方便利用：建立便捷的资料检索系统，方便员工查阅和利用。

第二章 资料分类与编码

1.资料分类：根据资料的内容、性质、用途等，将资料分为以下几类：

管理类：公司章程、规章制度、组织架构、会议记录、工作计划、总结报告等。

业务类：市场调研、营销策划、销售合同、客户服务、售后反馈等。

技术类：产品研发、设计图纸、工艺流程、技术标准、专利证书等。

财务类：会计凭证、账簿、报表、税务资料、审计报告等。

人事类：员工档案、劳动合同、薪酬福利、培训记录、考核评价等。

项目类：项目立项、实施、验收等全过程资料。

其他类：不属于以上类别的其他资料。

2.资料编码：为每份资料编制唯一的编码，编码规则如下：

编码结构：部门代码-类别代码-年份-流水号。

部门代码：由公司统一规定，每个部门对应一个唯一的代码。

类别代码：根据上述资料分类，每类资料对应一个唯一的代码。

年份：资料产生的年份。

流水号：按资料产生的先后顺序，依次编号。

第三章 资料的收集与整理

1.资料收集：

责任部门：各部门负责收集本部门产生的各项资料。

收集范围：所有与公司经营管理活动相关的资料。

收集要求：

确保资料的真实性、准确性、完整性。

及时收集，不得积压、遗漏。

对收集的资料进行初步整理，去除无关内容。

2.资料整理：

整理内容：

对资料进行分类、排序、编号。

检查资料的完整性、准确性、清晰度。

编制资料目录，方便检索。

对电子文档进行病毒查杀，确保安全。

整理要求：

纸质资料应按统一规格装订成册。

电子文档应按文件夹分类存储，并建立索引。

资料整理应符合国家档案管理规范。

第四章 资料的存储与保管

1.存储方式：

纸质资料：采用档案盒、档案柜等方式存储。

电子文档：存储在公司服务器或指定的存储介质中，并定期备份。

音视频资料：采用专用存储设备存储，并做好防磁、防潮等措施。

数据库信息：存储在公司数据库服务器中，并定期备份。

其他形式的资料：根据资料的特性，采用适当的存储方式。

2.保管要求：

保管场所：资料保管场所应安全、干燥、通风、防盗、防火、防虫、防尘。

保管责任：资料管理员负责资料的日常保管工作，定期检查资料的保存情况。

电子资料备份：电子资料应定期备份，并异地保存，以防数据丢失。

涉密资料管理：涉密资料应严格按照国家保密规定进行管理。

第五章 资料的借阅与利用

1.借阅权限：

普通资料：公司员工因工作需要可借阅。

重要资料：需经部门负责人批准后方可借阅。

涉密资料：需经公司领导批准后方可借阅。

2.借阅程序：

填写借阅登记表，注明借阅人、借阅时间、归还时间、借阅资料名称及数量等信息。

经资料管理员或相关负责人批准后方可借阅。

3.借阅期限：

借阅期限一般不超过一个月，特殊情况需延长借阅期限的，应办理续借手续。

4.资料归还：

借阅人应按时归还资料，并确保资料完好无损。

如有遗失或损坏，应承担相应责任。

第六章 资料的鉴定与销毁

1.资料鉴定：

鉴定周期：每年对资料进行一次鉴定。

鉴定内容：

资料的保存价值。

资料的密级。

资料的保管期限。

鉴定结果：

继续保存。

销毁。

调整密级。

延长保管期限。

2.资料销毁：

销毁条件：

超过保管期限的资料。

已失去价值的资料。

经鉴定确需销毁的涉密资料。

销毁程序：

由资料管理员提出销毁申请，列出拟销毁资料的清单。

经公司领导批准后方可销毁。

销毁工作应由两人以上共同执行，并做好销毁记录。

涉密资料的销毁应严格按照国家有关保密规定执行。

第七章 附则

1. 本制度由公司资料管理中心负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。